Frage Datensparsamkeit oder Nerd-Modus? Was schreibt ihr euch beim Besaiten auf?

[jens@stringing.app]

Hallo zusammen,

ich besaite jetzt schon eine ganze Weile (sowohl für mich als auch für Mannschaftskollegen und Kunden im Verein) und stehe gerade vor einer organisatorischen Frage, die mich umtreibt.

Aktuell merke ich einfach, dass mein bisheriges System an seine Grenzen stößt. Ich habe eine Mischung aus einem physischen Notizbuch neben der Maschine und einer Excel-Tabelle, die ich unregelmäßig pflege.

Oft läuft es so ab: Ein Spieler kommt und sagt: „Mach mir das gleiche drauf wie beim letzten Mal – aber vielleicht einen Tick weicher, der Arm hat etwas gezwickt.“ Und ich stehe da und suche erst mal in meinen Notizen, was genau „beim letzten Mal“ (und vor allem mit wie viel Kilo) eigentlich war.

Mich würde total interessieren, wie ihr das im Alltag handhabt – egal ob als Hobby-Bespanner oder im größeren Stil:

• Welches System nutzt ihr? Ganz klassisch Zettel/Karteikarten, Excel-Tabellen, WhatsApp-Verlauf mit den Kunden oder gibt es eine spezielle Software, die ihr empfehlen könnt?
• Welche Daten dokumentiert ihr standardmäßig? (Nur Saite & Gewicht? Oder auch DT-Wert nach dem Besaiten, Schlägertyp, Datum der letzten Bespannung?)
• Was nervt euch an eurer aktuellen Lösung am meisten?

Ich bin gespannt auf eure Erfahrungen und Workflows. Man lernt ja nie aus!

Viele Grüße

Jens

[Einschlag]

Moin,

mir persönlich reicht ein Schmierzettel mit Name, Schläger, Saite, Härte/Gewicht. Gut allerdings besaite ich auch nicht gewerblich sondern lediglich im Familien- und engen Freundeskreis.

Gibt Besaiter, die extra Aufkleber für den Schläger anfertigen. Kann natürlich passieren, dass die wieder runtergefummelt werden (wäre das Erste was ich mache wenn mir jemand was auf meine Schläger klebt…) oder nicht mehr aktuell sind und derjenige „fremdgegangen“ ist und jetzt was anderes spielt. Manche sehen die Aufkleber als Kundenservice oder „professionelles“ Auftreten; ich sehe kaum Nutzen und unnötige Mehrarbeit.

Im größeren Stil würde ich es davon abhängig machen was Finanzamt bzw. ggf. Steuerberater von mir wollen. Bei handgeschriebenen Belegen/Quittungen wäre ich sofort bei einem analogen Adress-/Telefonbuch oder Karteikasten. Schön alphabetisch sortiert, schnell griffbereit (muss nicht irgendwas hochfahren, abspeichern usw. ). In Deinem Fall reicht das vermutlich und die Exceltabelle parallel ist, da nicht gepflegt ziemlich überflüssig.
Solltest Du in der Verlegenheit sein Rechnungsbelege zu erstellen ist vermutlich eine einfache „Datenbank“ mit Excel in Kombination mit einem passenden Worddokument als Rechnungsbeleg (zum Ausdrucken oder Versand als pdf per Mail) die einfachste Lösung. Oder man greift tiefer in die Tasche und kauft sich eine entsprechende Software /„Warenwirtschaft“ - was in der geringen Dimension auf dem Markt ist und brauchbar weiß ich leider nicht.

[afeller]

Gibt Besaiter, die extra Aufkleber für den Schläger anfertigen. Kann natürlich passieren, dass die wieder runtergefummelt werden (wäre das Erste was ich mache wenn mir jemand was auf meine Schläger klebt…) oder nicht mehr aktuell sind und derjenige „fremdgegangen“ ist und jetzt was anderes spielt. Manche sehen die Aufkleber als Kundenservice oder „professionelles“ Auftreten; ich sehe kaum Nutzen und unnötige Mehrarbeit.

Hatten wir ja schon in nem anderen Thread drüber Aber viel Mehraufwand ist das bei mir auch nicht. P-Touch Software aufmachen, Zeilen vom automatischen Export markieren und drucken drücken und die Labels kommen raus.

Solltest Du in der Verlegenheit sein Rechnungsbelege zu erstellen ist vermutlich eine einfache „Datenbank“ mit Excel in Kombination mit einem passenden Worddokument als Rechnungsbeleg (zum Ausdrucken oder Versand als pdf per Mail) die einfachste Lösung. Oder man greift tiefer in die Tasche und kauft sich eine entsprechende Software /„Warenwirtschaft“ - was in der geringen Dimension auf dem Markt ist und brauchbar weiß ich leider nicht.

Word ist nicht geeignet für sowas. Rechnungen müssen GoBD Konform sein. Das heißt mitunter, dass man sie im Nachhinein nicht mehr verändern kann und falls doch, MUSS das protokoliert werden etc.

[Einschlag]

Word ist nicht geeignet für sowas. Rechnungen müssen GoBD Konform sein. Das heißt mitunter, dass man sie im Nachhinein nicht mehr verändern kann und falls doch, MUSS das protokoliert werden etc.

Selbstverständlich geht Word und Excel als Dateityp nicht da veränderbar . Du kannst aber relativ simpel eine PDF daraus machen ? (und diese speichern, drucken, versenden etc. )

[jens@stringing.app]

Danke euch beiden für die ausführlichen Antworten, sehr spannend!


Uum Punkt mit den Aufklebern (afeller): Interessant, dass ihr das eher als unnötigen Mehraufwand seht. Habt ihr das Gefühl, dass Kunden sowas überhaupt erwarten, oder ist das eher "nice to have", das keiner vermisst, wenn's fehlt?

[Einschlag]

Danke euch beiden für die ausführlichen Antworten, sehr spannend!


Uum Punkt mit den Aufklebern (afeller): Interessant, dass ihr das eher als unnötigen Mehraufwand seht. Habt ihr das Gefühl, dass Kunden sowas überhaupt erwarten, oder ist das eher "nice to have", das keiner vermisst, wenn's fehlt?

afeller sieht das nicht so, ich schon - ist halt Geschmackssache. Wurde aber in nem anderen Thread schon ausgiebig diskutiert.

[afeller]

Selbstverständlich geht Word und Excel als Dateityp nicht da veränderbar . Du kannst aber relativ simpel eine PDF daraus machen ? (und diese speichern, drucken, versenden etc. )

Genau genommen nicht:

Die GoBD-Hürde: Die Pflicht zur Unveränderbarkeit
Die GoBD fordern, dass eine einmal erstellte und versendete Rechnung nachträglich nicht mehr unbemerkt verändert werden kann.
Das Problem: Wenn Sie eine Word-Datei als PDF exportieren und diese Datei einfach in einem normalen Ordner auf Ihrem Computer (z. B. auf der Festplatte oder in der Dropbox) ablegen, ist dies nicht GoBD-konform. Ein Betriebsprüfer kann argumentieren, dass Sie diese PDF-Datei jederzeit löschen, überschreiben oder durch eine abgeänderte PDF-Version mit demselben Namen ersetzen könnten.
Die Lösung: Sie müssen die PDF-Datei in einem revisionssicheren Archiv bzw. Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder einer GoBD-konformen Buchhaltungssoftware ablegen. Ein solches System dokumentiert jede Änderung (Audit-Trail) und sperrt die Datei gegen nachträgliches Löschen oder unbemerktes Ändern.

Uum Punkt mit den Aufklebern (afeller): Interessant, dass ihr das eher als unnötigen Mehraufwand seht. Habt ihr das Gefühl, dass Kunden sowas überhaupt erwarten, oder ist das eher "nice to have", das keiner vermisst, wenn's fehlt?

Beitrag hierzu: https://www.saitenforum.de/forum/equ...Cr-besaitungen

[afeller]

Nun zu deiner eigentlichen Frage:

Welches System nutzt ihr?
Excel. Sehr simpel und einfach zu handhaben.



Welche Daten dokumentiert ihr standardmäßig?

• Datum
• Name
• Schlaegerhersteller
• Schlaeger
• Modellversion
• Saitenbild
• Schlaegernummer (falls der Kunde meherere gleiche Schlaeger hat)
• Besaitungshaerte laengs
• Besaitungshaerte quer
• Einheit (kg oder lbs)
• Laengssaite
• Quersaite
• DT Wert vom ERT
• DT Wert vom Stringlab
• Stringpattern (4 Knoten, ATW, etc)
• Ob Kunde ein Logo wollte oder nicht und welche Farbe
• Kommentar (falls spezielle Wuensche oder Schlaeger beschaedigt usw)

Was man sonst noch protokollieren kann

• Besaiter (falls man mehrere Personen hat.
• Maschine (falls man auf unterschiedlichen bespannt)
• Abgabeort (Verein, zuhause, ...)
• Griffgroesse
• Saitenlaenge (zum optimieren)
• Ob ein neues Griffband draufgemacht wurd und welches

Was nervt euch an eurer aktuellen Lösung am meisten?
Eigentlich gar nichts. Hab alles was ich brauche. Und wenn ich noch was brauche, gehts einfach zu erweitern. Hab auch bei mir einige Markos mit denen ich mir noch einiges automatisiere (Label drucken, etc.).